Com o canal de e-mail é possível gerenciar e-mails enviados e recebidos. No Zenvia Chat, os e-mails recebidos são automaticamente convertidos em atendimentos, permitindo que os atendentes os acessem e respondam diretamente na plataforma, sem a necessidade de trocar de tela. Essa funcionalidade otimiza o fluxo de trabalho, garantindo mais agilidade e praticidade no atendimento ao cliente. Com isso, a equipe pode gerenciar diferentes canais de comunicação em um único ambiente, proporcionando uma experiência mais fluida e eficiente.
Na aba de E-mails configurados, você define os remetentes de e-mail que serão utilizados na comunicação com os clientes. Já na aba E-mail de recebimento, é possível gerar um e-mail para receber respostas dos clientes.
Para acessar o canal de E-mail vá em Zenvia Chat - Perfil de Administrador > Configurações > Canais > Email.
Nova configuração do E-mail
Caso você não tenha cadastrado o seu e-mail no Zenvia Chat, acesse o App Zenvia e adicione um domínio de e-mail. Veja o passo a passo para Configurar o canal de e-mail no App Zenvia. Essa etapa é importante, pois é necessário ter cadastrado um e-mail para poder utilizar a Zenvia como intermediador, que gerencia o envio e recebimento de e-mails entre diferentes sistemas. Caso você não tenha esse canal contratado, entre em contato com o comercial ou confira o nosso site.
Adicionar e-mail no Zenvia Chat
- Na aba E-mails configurados adicione o seu e-mail ao departamento desejado. Para isso, clique no +.
- Escolha o tipo de envio de e-mail:
- E-mail Ativo: esse é o endereço que será usado como remetente quando o agente enviar uma mensagem para um cliente. Ou seja, sempre que houver uma comunicação ativa, esse será o e-mail exibido para o destinatário.
- Recontato com Cliente: esse endereço de e-mail será usado como remetente quando o agente precisar entrar em contato novamente com um cliente dentro de um atendimento já existente.
- E-mail de Recebimento: esse é o endereço que a empresa usará para receber e-mails dos clientes. Para que essa configuração funcione corretamente, será necessário ajustar o encaminhamento de e-mails no servidor de e-mail da empresa.
3. Escolha o e-mail desejado.
4. Escolha o departamento, exemplos:
- Atendimento;
- Financeiro;
- RH;
- Etc.
Ao finalizar, clique em Salvar.
Pronto, agora que você concluiu a primeira etapa da configuração. Caso você tenha selecionado a opção de E-mail de recebimento, siga os passos descritos abaixo.
Configuração de E-mail de recebimento no Zenvia Chat
Para configurar o recebimento de e-mails no Zenvia Chat:
- Acesse a aba E-mail de recebimento;
- Clique em Gerar e-mail +;
- Uma vez que o e-mail estiver disponível ele será apresentado na tela do Zenvia Chat. Com isso, acompanhe o status no app.zenvia.com, para que ele fique como Autenticado. Somente quando estiver com esse status é que estará pronto para uso e você poderá seguir com as etapas abaixo.
- Copie o e-mail gerado e pelo provedor do seu e-mail (no qual você deseja receber os e-mails no Zenvia Chat) acesse a configuração de encaminhamento e encaminhe os e-mails para o e-mail gerado no Zenvia Chat.
- Garanta que o endereço de e-mail que você deseja receber e-mails no Zenvia Chat esteja criado na aba E-mails configurados com o departamento, no qual serão redirecionados os e-mails de recebimento.
- Após essas configurações todos os e-mails recebidos no seu endereço de e-mail serão encaminhados de forma automática para o Zenvia Chat.
Pronto! Após realizar todas essas etapas, você pode acompanhar as Regras de funcionamento após a integração com o canal de e-mail, conforme detalhado abaixo.
Regras de funcionamento após a integração do canal de e-mail
Confira as regras de funcionamento depois da integração do canal de e-mail na plataforma do Zenvia Chat! Um número de protocolo/atendimento será criado por remetente (endereço de e-mail do cliente).
Como funcionará na prática?
O usuário envia uma mensagem a partir do e-mail [email protected], por exemplo, para o e-mail configurado na plataforma do Zenvia Chat. Este e-mail chegará no Zenvia Chat em forma de atendimento e será gerado um número de protocolo.
⚠️ Atenção: No Zenvia Chat, é gerado um único e-mail por conta. Por exemplo, se o e-mail gerado for [email protected], você deve encaminhar os e-mails das suas três contas para esse endereço.
Como a ferramenta irá se comportar a seguir?
Se o mesmo remetente (em nosso exemplo [email protected]) enviar um novo e-mail, e o primeiro protocolo/atendimento não estiver finalizado no Zenvia Chat, o atendimento será atualizado com o conteúdo deste novo e-mail. A ferramenta fará este agrupamento, visando evitar duplicidades. Se o cliente enviar um e-mail (utilizando [email protected]) e o primeiro atendimento já estiver finalizado no Zenvia Chat, um novo protocolo/atendimento será criado.
E-mails enviados diretamente para o e-mail gerado no Zenvia Chat, por exemplo [email protected] vão, por padrão, para o primeiro departamento da conta. Contudo, se [email protected] estiver configurado no departamento Atendimento como Receptivo, ao encaminhar [email protected] para [email protected], os e-mails desse endereço serão direcionados ao departamento Atendimento.
Pronto! Processo finalizado!