Un archivo CSV (del inglés Comma-Separated-Values, es decir, Valores Separados por Comas) es un tipo de archivo que puedes crear o editar en Excel, Google Sheets, OpenOffice Calc, entre otros, utilizado por Zenvia Customer Cloud para configurar mensajes personalizados y cargar tu base de contactos.

En lugar de almacenar información en columnas, los archivos CSV almacenan datos separados por comas.

En este artículo, conoce los requisitos del archivo y aprende cómo:

• Crear un CSV utilizando Microsoft Excel;
• Crear un CSV utilizando Google Sheets;
• Editar un archivo CSV;
• Resolver posibles problemas durante la importación.

Requisitos del archivo

Las especificaciones del archivo son:

• Debe estar en formato .csv.
• Contener hasta 120 MB.
• Estar guardado con codificación (encoding) UTF-8. Este tipo de codificación de archivo permite la lectura del contenido del archivo cuando contiene caracteres especiales.

Crear un CSV utilizando Microsoft Excel

1. Abre la aplicación Microsoft Excel y presiona la combinación de teclas CTRL + A para seleccionar todo (las celdas se pintarán de gris claro). Asegúrate de seleccionar la opción Texto en el campo Formato de Número. Esto garantizará que todo el contenido ingresado en las celdas sea de tipo texto simple y no cause problemas de conversión o compatibilidad al importarse a la plataforma de Zenvia.
   
2. Crea las columnas (una para cada variable) y completa cada celda con su valor correspondiente. Recuerda:
   • La primera fila del archivo debe ser el encabezado. En cada columna, coloca el nombre de la variable que deseas usar en el mensaje;
   • Los números de teléfono (para envíos de SMS, WhatsApp y RCS) o las direcciones de correo electrónico (para envíos de correo electrónico) deben estar en la primera columna, es decir, siempre en la columna A de la hoja de cálculo;
   • Coloca un número de contacto  o dirección de correo electrónico por línea en el archivo y en el formato DDI+número o [email protected], sin guiones, espacios o puntos (por ejemplo: 5491187654321).
   • Ejemplo de cómo configurar el archivo:
     • Para el mensaje "Hola {{nombre}}! Tu consulta está programada para el {{fecha}} a las {{hora}}. Para cancelar la cita, llama al 0800 400 1100", es necesario que el archivo contenga las variables del mensaje organizadas en columnas distintas. Por lo tanto, debe contener las columnas Nombre, Fecha y Hora, ya que el texto del mensaje tiene las variables {{nombre}}, {{fecha}} y {{hora}}, además de la columna obligatoria Teléfono o correo electrónico.
       
3. Después de completar los datos, haz clic en Archivo > Guardar como;
4. Selecciona el lugar donde se guardará el archivo. Ponle un nombre al archivo y selecciona CSV UTF-8 (delimitado por comas) (*.csv) como tipo de archivo.
5. Haz clic en Guardar.
   

Si usas Microsoft Excel en Windows y no puedes guardar como CSV UTF-8, utiliza Bloc de notas.

Utilizar Bloc de notas para guardar el archivo CSV en UTF-8

1. Abre el archivo en Bloc de notas.
2. Haz clic en Archivo > Guardar como.
3. Dale un nombre al archivo y agrega la extensión .csv al final.
4. En el menú Guardar como tipo, selecciona Todos los archivos.
5. En el menú desplegable Codificación, elige UTF-8.
6. Finaliza haciendo clic en Guardar.

¡Listo! A continuación, aprende cómo crear un archivo CSV utilizando Google Sheets.

Crear CSV utilizando Google Sheets

1. Crea una hoja de cálculo con Google Sheets. Es una herramienta gratuita que puedes usar con tu cuenta de Google. Para ello, abre la página inicial de Sheets en sheets.google.com, haz clic en Nuevo +. La hoja de cálculo se creará y abrirá. También puedes crear hojas de cálculo en la URL sheets.google.com/create.
   
2. Si ya tienes una base de datos en Excel u otra plataforma, importa tu archivo en formato XLS a una hoja de cálculo de Google. Para hacerlo, sigue los pasos a continuación:
   1. Haz clic en Archivo > Importar.
   2. Selecciona el archivo de Excel y haz clic en Seleccionar.
   3. Elige una opción de importación: Crear nueva hoja de cálculo, Insertar nuevas hojas o Reemplazar hoja de cálculo.
   4. Haz clic en Importar datos. Si es necesario, haz clic en Abrir ahora.
      
3. Crea las columnas (una para cada variable) y completa cada celda con su valor correspondiente. Recuerda:
   • La primera fila del archivo debe ser el encabezado. En cada columna, coloca el nombre de la variable que deseas usar en el mensaje.
   • Los números de teléfono (para envíos de SMS, WhatsApp y RCS) o las direcciones de correo electrónico (para envíos de correo electrónico) deben estar en la primera columna, es decir, siempre en la columna A de la hoja de cálculo.
   • Coloca un número de contacto por línea en el archivo y en el formato DDI+número o [email protected], sin guiones, espacios o puntos (por ejemplo: 5491187654321).
   • Ejemplo de cómo configurar el archivo:
     • Para el mensaje "Hola {{nombre}}! Tu consulta está programada para el {{fecha}} a las {{hora}}. Para cancelar la cita, llama al 0800 400 1100", es necesario que el archivo contenga las variables del mensaje organizadas en columnas distintas. Por lo tanto, debe contener las columnas Nombre, Fecha y Hora, ya que el texto del mensaje tiene las variables {{nombre}}, {{fecha}} y {{hora}}, además de la columna obligatoria Teléfono o correo electrónico.
4. Haz clic en Archivo > Descargar y selecciona el formato Valores separados por comas (.csv). Por defecto, la codificación es UTF-8.

💡 Tip: Asegúrate de nombrar el archivo para que puedas encontrarlo fácilmente en tu computadora.

A continuación, te enseñamos cómo editar un archivo CSV.

Editar un archivo CSV

Puedes hacer ediciones o adiciones a los datos que deseas enviar a Zenvia Attraction.

Para hacerlo en una hoja de cálculo, agrega columnas con los valores que deseas asignar. Ahora, para agregar o editar información en un archivo CSV, ten en cuenta que:

• Cada grupo de datos debe estar organizado en una línea;
• Cada dato debe estar separado por una coma; sin embargo, el último registro en una línea no debe contener una coma.

Para editar tu archivo CSV, simplemente utiliza un editor de texto de tu preferencia. La mayoría de los ordenadores tienen editores de texto compatibles con archivos .csv. A continuación, usamos Bloc de notas, pero también puedes usar WordPad o Excel. Para hacerlo, haz clic con el

botón izquierdo del ratón en el archivo, selecciona Abrir con y seleccione el editor de texto.

Aquí tienes un ejemplo de cómo se presentan las informaciones al abrir un archivo CSV:

Observa que:

• La primera línea corresponde al encabezado y cada valor está separado por una coma, sin espacios. Estos valores son Teléfono, Nombre, Fecha y Hora;
• Cada línea contiene los datos correspondientes a ese contacto en el orden del encabezado. Por ejemplo, los datos relacionados con João Manoel están en una línea, mientras que los relacionados con Sonia Amaral están en otra, siguiendo la misma secuencia (Teléfono > Nombre > Fecha > Hora);
• No añadimos una coma al final del dato porque es el último registro en la línea.

Una vez que hayas finalizado los cambios, haz clic en Archivo > Guardar.

¡Listo! Ahora que sabes cómo crear y configurar el archivo que contiene la información de tus contactos, súbelo al enviar mensajes en la etapa de Configuraciones.

Posibles problemas en la importación y cómo resolverlos

Durante la importación del archivo, conoce qué hacer si encuentras alguno de los resultados a continuación: