Cuando integras un sistema de gestión (Customer Data Platform) a Zenvia Customer Cloud, puede suceder que contactos iguales sean enviados más de una vez, generando duplicidad de registros.
Para garantizar que tus datos se mantengan organizados y consistentes, es importante definir cómo Zenvia Customer Cloud debe actuar cuando encuentre contactos duplicados.
¿Qué es una duplicidad de registros?
En la base de contactos, teléfono fijo, teléfono móvil y correo electrónico deben ser únicos para cada contacto.
Si dos contactos tienen al menos uno de estos datos iguales, se considerarán el mismo contacto.
Esta situación puede ocurrir en dos casos principales:
- Cuando ya existe un contacto en la base de Zenvia Customer Cloud y el sistema de gestión envía otro contacto con el mismo teléfono móvil, teléfono fijo o correo electrónico.
- Cuando el propio sistema de gestión envía a Zenvia Customer Cloud dos o más contactos diferentes que comparten el mismo teléfono móvil, teléfono fijo o correo electrónico.
⚠️ Atención: En ambos casos, Zenvia Customer Cloud trata los contactos como un único registro para evitar información duplicada.
A continuación, revisa las opciones que puedes elegir para manejar duplicidades.
Fusionar
Al optar por Fusionar, los contactos que tengan el mismo teléfono móvil, teléfono fijo o correo electrónico se unen en un único registro en Zenvia Customer Cloud. Los datos distintos de cada contacto se agregan a la base.
Posibles escenarios:
1. Actualizas el teléfono móvil de un contacto en el sistema de gestión, pero mantienes el correo electrónico antiguo. En Zenvia Customer Cloud, el contacto pasará a tener ambos celulares (antiguo y nuevo) almacenados en la base de datos, junto con el correo electrónico antiguo.
Sin embargo, en la interfaz se mostrará solo un teléfono móvil (puede ser el antiguo o el nuevo), ya que solo hay un campo para cada tipo de dato.
⚠️ Atención: Lo mismo aplica para teléfono fijo, correo electrónico y dirección; esta última no es clave única, pero también puede ser agregada.
2. Usted tiene dos o más contactos en el sistema de gestión con el mismo teléfono fijo, teléfono móvil o correo electrónico. En Zenvia Customer Cloud, esos registros se combinarán en un único contacto con la información consolidada.
Si los nombres son diferentes, solo uno será mostrado en la interfaz.
Sobrescribir
Al elegir Sobrescribir, los contactos con teléfono móvil, teléfono fijo o correo electrónico iguales tendrán sus datos reemplazados por los más recientes recibidos en la integración.
Posibles escenarios:
1. Usted actualiza un contacto en el sistema de gestión con un teléfono fijo, teléfono móvil o correo electrónico que ya existe en Zenvia Customer Cloud. En el momento de la sincronización, los datos antiguos del contacto en Zenvia Customer Cloud se reemplazan completamente por los nuevos del sistema de gestión.
2. Si en el sistema de gestión existen dos o más contactos con el mismo teléfono fijo, teléfono móvil o correo electrónico, uno sobrescribirá al otro, manteniendo solo uno de ellos.
El criterio de sustitución se basa en el orden de procesamiento de los datos enviados.
Descartar
Al optar por Descartar, los contactos duplicados se ignoran, manteniendo solo los registros ya existentes en Zenvia Customer Cloud.
Posibles escenarios:
1. Usted modifica un contacto en el sistema de gestión que tiene teléfono móvil, teléfono fijo o correo electrónico iguales a un contacto en Zenvia Customer Cloud. Durante la importación, los cambios se ignoran y los datos de Zenvia Customer Cloud permanecen sin cambios.
2. Si hay más de un contacto duplicado en su sistema de gestión, el primero será creado en Zenvia Customer Cloud y los demás serán ignorados.
¿Cómo decidir: fusionar, sobrescribir o descartar?
Use la tabla a continuación para entender las diferencias entre Fusionar, Sobrescribir y Descartar y elegir la que mejor se adapte a su operación:
Fusionar | Sobrescribir | Descartar | |
Qué hace | Combina contactos con datos iguales en uno solo, agregando la información. | Reemplaza los datos existentes por los nuevos. | Ignora los contactos duplicados y mantiene los registros existentes. |
Ventaja | Mantiene el historial completo. | Base siempre actualizada. | Evita cambios no deseados. |
Riesgo | Muestra solo un valor por campo en la interfaz. | Borra los datos antiguos. | Puede perder información nueva. |
Cuándo usar | Cuando desea conservar datos antiguos y nuevos. | Cuando prefiere siempre la información más reciente. | Cuando quiere asegurarse de que nada cambie sin revisión. |
Preguntas frecuentes
Si fusiono contactos, ¿pierdo información antigua?
No. Los datos se agregan, pero la interfaz muestra solo un valor por campo.
Al sobrescribir, ¿se pueden recuperar los datos antiguos?
No. Los datos reemplazados se borran y no quedan visibles en Zenvia Customer Cloud.
¿La dirección cuenta como dato único?
No. No se utiliza para identificar duplicados, pero si se modifica, también puede ser agregada o reemplazada según la configuración.
¿Puedo cambiar esta configuración después de creada la integración?
Sí, pero el comportamiento solo se aplicará a registros nuevos o a actualizaciones hechas después del cambio.