La Base de contactos de Zenvia Customer Cloud centraliza todos los datos de tus clientes en un solo lugar, facilitando el acceso y la gestión unificada. Con ella, puedes crear, editar, personalizar y gestionar la información de contactos.
Cómo usar la Base de contactos
Utiliza la Base de contactos para:
- Agregar contactos: Importa contactos desde un archivo, agrégales manualmente o mediante API.
- Etiquetas: Crea etiquetas para agrupar contactos según su relación con tu organización.
- Transferencia de asignación: Transfiere contactos de un agente a otro o a un grupo específico.
- Búsqueda de contactos: Encuentra fácilmente cualquier contacto dentro de tu base.
- Gestión de contactos: Inicia atendimientos, edita, agrega o elimina contactos permanentemente.
Para comenzar, accede a tus contactos en el menú lateral bajo Contactos > Base contactos.
Información disponible en la base
Verifique el total de contactos en su base y la última importación realizada, incluyendo la fecha y el correo electrónico de la persona que la llevó a cabo. Los datos mostrados corresponden a los últimos 90 días.
Para ver el historial completo de importaciones, haga clic en Ver todas las importaciones.
Agregar contactos
Agrega contactos a tu base mediante la importación de archivos .CSV, manualmente o mediante API.
💡 Consejo: La adición manual y la importación de archivos también se pueden realizar accediendo a Historial de importaciones > Nueva importación o Listas de contactos > Agregar contactos.
Importar desde un archivo
- Haz clic en Agrega contactos > Importa desde un archivo;
- Carga el archivo haciendo clic en Cargar archivo o arrástralo al campo destacado;
- Selecciona o crea una lista para incluir los contactos;
- Asocia el campo del gestor de contactos a la respectiva columna del archivo importado. Si deseas personalizar la información del contacto, crea un campo adicional;
- Finaliza la importación haciendo clic en Confirmar.
💡 Tip: El archivo debe estar en formato .csv y contener obligatoriamente el número de celular o correo electrónico.
Añadir manualmente
- Haz clic en Agrega contactos > Agrega manualmente;
- Selecciona o crea una nueva lista para incluir el contacto;
- Rellena la información del contacto en los campos respectivos;
- Finaliza haciendo clic en Agregar contacto.
⚠️ Atención: Es obligatorio registrar el número de celular o correo electrónico del contacto.
API
Zenvia Customer Cloud ofrece una API que permite la integración y el uso de la Base de contactos directamente en tus aplicaciones y sistemas. Con esta API, puedes:
- Conectar la Base de contactos con otros sistemas y aplicaciones, mejorando la eficiencia operativa.
- Reducir la necesidad de entrada manual de datos y procesos repetitivos.
- Adaptar las funcionalidades de contacto a las necesidades específicas de tu negocio.
Conoce cómo funciona la API de la Base de contactos y accede a la documentación de la API de Zenvia.
Crear etiquetas
Con las etiquetas, es posible agrupar y categorizar los contactos de su base de datos según las necesidades de su organización. Por ejemplo, puede segmentar a los clientes según su relación con la empresa, como prospectos potenciales, socios comerciales y/o proveedores. Estas etiquetas permiten filtrar la lista de contactos o enviar mensajes masivos.
Para crear una nueva etiqueta:
- Haga clic en Crear etiquetas > + Nueva etiqueta;
- Puede asignar un color a la etiqueta haciendo clic en el icono
para personalizar la identificación;
- Asigne un nombre a la etiqueta;
- Haga clic en la marca de verificación
para guardar.
Después de crear una etiqueta, puede asignarla a los contactos.
Asignar una etiqueta a un contacto
Puede etiquetar un contacto en la base de contactos o en el contacto específico.
En la base de contactos:
- Marque la casilla al lado del(los) contacto(s) que desea etiquetar;
- En la parte superior de la lista de contactos, junto al número de contactos seleccionados, haga clic en Asignar etiqueta
;
- Seleccione una etiqueta existente o haga clic en + Nueva etiqueta para crear una nueva;
- Haga clic en Aplicar etiqueta para confirmar.
En el contacto específico:
- Haga clic en el contacto al que desea asignar la etiqueta;
- En el monitor de interacción del contacto, localice el campo Etiquetas;
- Seleccione una etiqueta existente o haga clic en + Nueva etiqueta para agregar una nueva.
Las etiquetas ya creadas pueden ser editadas y/o eliminadas tanto en la base de contactos como directamente en el monitor de contactos:
- Para editar el nombre o color de la etiqueta, haga clic en el icono de edición junto a la etiqueta deseada.
- Para eliminar una etiqueta, haga clic en el icono de la papelera. La eliminación es permanente y todos los contactos asignados a esa etiqueta perderán esta categorización.
Transferir asignación de contactos
La asignación de contactos define cómo se distribuirán los contactos entre los grupos de atención. Cuando un nuevo contacto llega a la Bandeja de atención, la regla de asignación de contactos notifica a los usuarios pertenecientes al grupo designado. El comportamiento de esta regla depende de la configuración elegida.
En la base de contactos, puedes transferir los contactos asignados a un agente a otro o a un grupo específico.
Esta funcionalidad puede ser útil para redistribuir la carga de trabajo de un agente sobrecargado, asignar contactos a los agentes o grupos más adecuados para una atención específica y gestionar cambios en el equipo o en las responsabilidades de los agentes.
Para transferir la asignación de contactos:
- Haz clic en Transferir asignación de contactos.
- Elige el agente actual al que están asignados los contactos que deseas transferir. Los contactos asignados a este agente serán transferidos.
- Elige a quién deseas transferir los contactos. Puede ser otro agente o un grupo específico. Para verificar cuáles son los grupos de la organización y los agentes participantes en cada grupo, accede a Ventas > Ajustes > Equipos de atención.
- Revisa la transferencia antes de continuar. Confirma de qué agente estás transfiriendo los contactos y a qué agente o grupo serán transferidos estos contactos.
Después de la transferencia, puedes ver en la base a qué grupo o usuario está asignado cada contacto y filtrar estos contactos por asignación.
Buscar un contacto
El campo de búsqueda de contactos realiza la búsqueda de todos los contactos independientemente de la lista, es decir, se buscan todos los contactos que forman parte de tu base.
Para efectuar una búsqueda, basta con escribir la información deseada en el campo de búsqueda. Los resultados se mostrarán automáticamente.
Este campo utiliza palabras clave para efectuar la búsqueda en cualquier campo disponible, ya sea el nombre, teléfono y/o correo electrónico. Por ejemplo, al buscar el término "test", los resultados mostrarán los contactos cuyos correos electrónicos o nombres contienen la palabra "test".
Iniciar servicio
Pulsando sobre el icono
, puede consultar los servicios. Editar contacto
Para cambiar la información que se registró al añadir el contacto (ya sea manualmente o por importación), sigue estos pasos:
- Selecciona el contacto y haz clic en el icono de edición ;
- El formulario es idéntico al mostrado al añadir un contacto manualmente;
- Después de actualizar o añadir la información deseada, haz clic en Guardar cambios;
- Si el contacto se importó mediante un archivo con un campo adicional, es posible editarlo manualmente.
💡 Tip: Puedes eliminar un contacto de una lista o incluirlo en nuevas listas al momento de la edición.
Un mismo contacto puede estar presente en diversas listas (o en ninguna). A continuación, te mostramos cómo añadir un contacto a una lista.
Agregar un contacto a una lista
Esta opción permite copiar un contacto con todos sus datos y vincularlo a otra lista, lo que permite utilizarlo como público objetivo en otra lista. Para ello:
- Pasa el ratón sobre el icono y selecciona la opción Agregar en una lista;
- Selecciona o crea una nueva lista para incluir el contacto;
- Haz clic en Confirmar.
Por último, aprende cómo eliminar permanentemente un contacto de tu base.
Eliminar permanentemente el contacto
Antes de eliminar permanentemente un contacto, asegúrate de que ya no será necesario y que su eliminación no afectará negativamente un envío.
Ten en cuenta que el contacto se eliminará de todas las listas y también de toda la base de datos de tu organización.
Para eliminar a un usuario:
- Pasa el ratón sobre el icono y selecciona la opción Eliminar permanentemente;
- Verifica la información del contacto y las listas actuales a las que pertenece y, para confirmar la exclusión, haz clic en Eliminar contacto.
El contacto ha sido eliminado de tu base.
¡Listo! Ahora sabe cómo usar y organizar su base de clientes.